Leerdoel 2:

Actie 1

1 totale agenda bijhouden van school en werk samen.

Voor deze actie zal het programma Trello gebruikt worden. Dit is het platvorm waar Het Horecaconcept mee werkt en zijn deadlines in plaatst. Om mijn school te gaan combineren met werk is dit de ideale omgeving. Uit eerder onderzoek is er gebleken dat het bijhouden van 1 agenda vele voordelen heeft. Maar wat is nou de beste manier om die agenda in te delen en overzichtelijk te houden voor mij?  Deze vraag zal doormiddel van onderzoek, loops en testen beantwoord moeten worden.

 

Vooronderzoek

Hieronder staan verschillende dingen die je kunnen helpen om gecombineerde agenda’s beter te helpen gebruiken. Deze zullen een voor een getest worden als kleine loops om te kijken wat wel en wat niet werkt voor mij.

Loop 1.1: Wat zet je in je agenda? Dit is een belangrijke taak, ga je micro managen of schets je de grote lijnen en deadlines.  (tijdwinst, 2019).

Loop 1.2: Om je agenda overzichtelijk te houden kun je het beste met kleuren werken, zo kun je in een oogopslag zien of de taak voor werk of school is (tijdwinst, 2019).

Loop 1.3: Werk met blokken van minimaal 30 minuten, voordat je ergens aan begonnen bent ben je zo 5 a 10 min verder  (tijdwinst, 2019). Zeker als je met meerdere bedrijven (in mijn geval werk en school) werkt is het belangrijk om jezelf tijd te gunnen om te schakelen.

Uitgevoerd proces

1.1

Als stagiaire krijg je vaak kleinere taken uitgedeeld waarbij je na het uitvoeren van die taak weer een nieuwe moet vragen. Hierdoor werd het voor mij erg lastig om te leren plannen aangezien je geen taken gaat plannen die je meteen kunt uitvoeren. Om toch beter te kunnen leren plannen heb ik aan Zowie gevraagd of het mogelijk was om op langere termijn taken te krijgen. Dit heeft mij de mogelijkheid gegeven om verder vooruit te plannen. Aan het begin van mijn stage waren we bezig met het opstarten van twee restaurants, dit heeft mij de mogelijkheid gegeven om taken te plannen. Doordat de taken al onderdeel waren van een groot project was het voor mij niet nodig om deze nog verder uit te werken. In het gratis programma van trello werk alleen met deadlines hierdoor heb ik de taken ingevuld met de afgesproken deadline met Zowie.

Reflectie

Ik werk persoonlijk beter met meerdere taken in het vooruitzicht dan dat ik na elke taak om iets nieuws moet vragen. Dit geeft mij overzicht in het gehele proces. Hierbij werkte het voor mij goed om de deadlines te noteren zodat ik zelf kon schuiven met taken, zonder heel mijn agenda omver te hoeven gooien.

 

1.2

Trello werk helaas niet met kleuren voor bepaalde taken net zoals de meeste agenda tools doen. Het wordt vooral gebruik voor project management, medewerkers hebben individueel wel hun eigen kleur en kunnen dus zien welke taak voor hun is. Om het verschil tussen werk en school taken toch te kunnen onderscheiden heb ik een school “kaart” aangemaakt. Dit zijn individuele project waaronder je losse taken kunt vermelden. Zodra je deze taken een datum geeft komen ze in je agenda te staan. Hierdoor heb ik in een overzicht wat er wanneer voor school gedaan moet worden.

Reflectie

Door mijn school onder te verdelen in kaarten werd het voor mij overzichtelijker. Ondank dat de kleurcodering nu niet werkt wil ik in de toekomst de manier zeker nog een kans geven.

 

1.3

Deze loop was lastig uit te voeren doordat de gratis trello versie je niet de mogelijkheid geeft om in blokken te werken, maar vooral de taken en deadlines aan te geven. Uit ervaring was dit ook niet nodig. Voor de werkzaamheden bij Het Horecaconcept heb ik dus geen gebruik gemaakt van blokken omdat het simpelweg niet nodig was.

Reflectie

Door het sluiten van de horeca en de onzekerheid is het bij Het Horecaconcept rustig geworden met concepten, hierdoor hebben taken geen duidelijke deadline en kijken we per dag wat we kunnen doen. De deadlines die we wel hebben liggen ver weg en zijn nog onduidelijk. Hierdoor was het in deze situatie niet nodig om blokken met taken in te plannen. Ook weer voor de toekomst zal ik deze echter wel onthouden. Omdat het iets is waar ik in het verleden bij stages ook tegenaan ben gelopen.

 

Actie 2

Taken binnen een project indelen op basis van prioriteit

Vooronderzoek

Projecten kunnen ingedeeld worden in 4 vlakken waarbij je 4 vakken hebt, urgent en belangrijk, urgent en niet belangrijk, niet urgent en belangrijk, en niet urgent en niet belangrijk. Je gaat elke taak indelen en vervolgens van urgent en belangrijk alles afwerken dan urgent en niet belangrijk etc. Door te leren je prioriteiten te bepalen  zul je leren omgaan met grotere projecten, zeker als verschillende projecten in elkaar over lopen (klerk, 2015).

Uitgevoerd proces

In het programma trello kun je de taken onderverdelen met een bijpassende kleurcodering. In overleg met Zowie hebben we verschillende labels toegevoegd aan het trello. De benaming van de gebruikte labels is anders dan hierboven beschreven maar hebben hetzelfde effect. De vier labels zijn, niet vergeten, voorbereiden voor datum, volgende die aan de beurt is en spoed.

Reflectie

De labels werken erg goed, zeker in combinatie met de langere lijst van taken geeft het mij richting in wat ik eerst moet doen en wat kan wachten. Tijdens de stage heb ik gemerkt dat je voor het indelen wel de tijd moet nemen. Hierbij is het belangrijk om te overleggen met je stagebegeleider om te kijken wat wel en wat niet werkt.

Reflectie leerdoel 2

Zowie: Je heb het plannen goed opgepakt, je bent er echt mee bezig geweest en je deadlines werden gehaald. Ik heb veel groei gezien, en dat is gewoon goed.

Advies

Voor het plannen bij mijn volgende stage ga ik eerst kijken welke agenda soort zij gebruiken. Voor deze stage werkte trello goed maar het heeft zijn beperkingen. Het werken met labels, en kleur ga ik in de toekomst wederom gebruiken dit creëert overzicht. Het pannen van losse taken is voldoende om het overzicht te bewaren waarbinnen ik vrijheid