Samenwerken

Welkom bij mijn eerste leerdoel. Bij het leerdoel samenwerken heb ik gekozen om mijzelf te gaan verdiepen in het beter vooruit te leren plannen en een goede taakverdelingen te maken. Ik heb hiervoor gekozen omdat ik het lastig vindt om alle ballen in de lucht te houden in de vorm van, vrienden, school, werk, familie, vriendin en nog tijd voor mijzelf over houden. Aan het einde van dit jaar is het mijn doel om al deze ballen op een effectieve en nuttige manier in de lucht te kunnen houden.

Hoe ga ik mijn leerdoel bereiken

Ik ga een cursus volgen over hoe ik beter kan leren plannen.
Ik ga samen met mijn broer zitten die ook over de jaren heen heeft moeten leren plannen en organiseren.
Bij mijn werk meekijken hoe zij het werk organiseren in een groot cateringbedrijf.
Opzoeken welke manieren je hebt van plannen.
Elke week een planning maken voor de week daarop.

Reflectie na stage

In blok 1 heb ik mij gefocusseerd op het plannen en gebruiken van een agenda.

Nu ik stage aan het lopen ben heb ik gemerkt dat het gebruiken van een agenda en plannen wat anders gaat als je voor een groot bedrijf werkt waar je continu vragen krijgt en mails moet beantwoorden terwijl je ook een eigen schema moet aanhouden.

Mijn voorkeur gaat uit naar het gebruiken van een papieren agenda. In het zakenleven hangen her wat nadelen aan vast waar ik eerder niet over na heb gedacht.

Nadeel 1 is dat je niemand inzicht kunt geven in je agenda. Voor een stagiaire is dit nog geen groot probleem maar voor de hoofd trade marketing wel. Hij kan op die manier inzicht krijgen in waar zin team mee bezig is en waar ze zijn (sales meeting of op kantoor). Nadeel 2 sluit hier goed op aan, je kan niet uitgenodigd worden voor meetings en afspraken.

Nadeel 3 is dat er veel schuift in een drukke agenda wat je in een papieren agenda simpelweg niet kan doen zonder dat het er rommelig uit gaat zien.

In blok 1 heb ik aangegeven dat het grootste probleem van een laptopagenda is dat je niet altijd een laptop bij hebt en als je hem wel bij hebt moet je inloggen wat langer duurt.

Deze problemen vallen weg als je alles toch al met je laptop doet dus is het slimmer om een laptop agenda te gaan gebruiken in de zakelijke sfeer.

Als inbreng heb ik mijn stage begeleider gevraagd om een aantal tips om in het vervolg efficiënter om te gaan met een laptop agenda en het inplannen van opdrachten.

Plan je taken ruim in zodat er tijd is voor vragen tussendoor en spoed opdrachten.
Als ik een groot project krijg dan deel ik deze in kleineren stukken om het overzichtelijker te krijgen.
Begin altijd met de stukjes die je niet begrijpt zodat er genoeg tijd is om iets na te vragen of zelfs een meeting ervoor in te plannen.
Net zoals je nu soms aangeeft dat de een bepaalde taak niet nu uit kan voeren omdat je voor school bezig bent moet je dat bij opdrachten ook aangeven.
Houd rekening met je eigen concentratie boog. Niemand kan heel de dag eentonig werk doen en gefocust blijven.
Als je een taak hebt ingepland moet je niet iets anders gaan doen zoals mail openen. (Natuurlijk kan dit niet altijd, maar probeer je zo goed mogelijk aan deze regel te houden.

Bron: Dennis Willems, 2019

Bij mijn Volgende stage ga ik deze punten gebruiken om mijn agenda te managen. En ook al heb ik het niet druk is dit een mooie mogelijkheid om hiermee te oefenen.

Introweek

Tijdens de eerste week van de opleiding “commerciële economie” ben ik samen met alle eerstejaars op intro geweest. De introweek bestond uit drie dagen, waarvan één dag extern, waarbij de nadruk lag op het samenwerken op een casual manier waarbij er gedacht wordt aan spelletjes en een feest. De andere twee dagen waren intern, de eerste dag was een soort introductie waar verteld wordt hoe de rest van de week er uit zag. De tweede interne dag bestond meer uit het uitwerken van een case waarbij samengewerkt moest worden met je projectgroep. De case bestond uit het samenstellen van een telefoon voor een specifieke doelgroep.

Het doel van deze week was om samen te leren werken en kennis te maken met je klas.

Ik ben een Introvert waardoor ik het moeilijker vindt om contact te leggen met mensen die ik niet ken. Ik geniet bijvoorbeeld veel meer van het gezelschap van een paar vrienden dan dat ik naar een groot feest ga waar maar een of twee mensen zijn die ik ken. Hierdoor ben ik tijdens mijn opleiding gelijk uit mijn comfortzone gehaald en is mijn reis naar persoonlijke ontwikkeling begonnen. Doordat iedereen nieuw was, werd het makkelijker om contact te leggen met mijn klasgenoten. Tijdens de introweek heb ik gemerkt dat het niet goed is om “haantje de voorste” te zijn, maar ook zeker niet om je alleen maar op de achtergrond te houden. Ik heb gedurende de week gemerkt dat mensen het ook ongemakkelijk gaan vinden om met je samen te werken omdat je eigenlijk nog niks van deze persoon af weet, terwijl je al bijna 3 hele dagen samen gewerkt hebt met je klas.

Bijna niemand vindt het fijn bij een opdracht de eerste te zijn of de leiding te nemen, ik heb gemerkt dat als je dit dus wel doet het vaak als een opluchting gezien wordt door de rest van de groep. Hiermee laat je zien dat je bereid bent initiatief te nemen.

Met een spel zoals touwtrekken moet je snel beslissen wie waar staat en dat kan best lastig zijn met mensen die je niet goed kent. Het beste is doormiddel van een voorstel te doen naar de groep, echter als iemand anders ook een voorstel doet moet je ook open staan voor zijn of haar mening. Op deze manier laat je merken dat je die persoon met respect behandelt en stimuleer je zo de rest van de groep om ook met ideeën te komen.

Manieren van plannen

Voor mijn eerste opdracht heb ik gekeken naar welke manieren er van plannen zijn, en welke er het beste bij mij passen. Ik heb de methodes op een rijtje gezet die ik gevonden heb.

1-3-5 dagindeling: dit houd in dat je in een dag 1 grote taak kunt doen 3 middelgrote en 5 grote taken. Je hebt dus elke dag eigenlijk 9 taken. Je kunt zelf bepalen welke taken je wanner uit voert, dus de grootste taak op een tijdstip waarop jij het meest gefocust bent en de 5 kleine als je even in een dip zit en niet zo veel energie hebt.
Derk: Met Derk voorkom je dat je die ene vervelende klus, die wederom hebt uitgesteld, voortaan aan het begin van de dag doet. Derk staat voor Doe eerst de rot klus.
Pizzapunt techniek: Dit houd in dat je grote klussen opdeelt in kleine stukken om zo meer overzicht te houden en een realistischer doel te hebben.
Eisenhower schema: Dit is een bekend en veel gebruikt schema. Hierbij wordt gekeken naar “urgency”, dus wanneer het af moet. Ook wordt er gekeken naar de “importence” dus hoe belangrijk is de taak. Een derde die sinds kort wordt toegepast is “significance” voor hoe lang doet het er toe wat ik nu doe. En wat kan ik doen om morgen beter te maken. Je kan hierbij denken aan het maken van een Exel sheet die je alleen maar in hoeft te vullen als je gewerkt hebt en het bestand rekent alles voor je uit. Zo ben je een keer langer bezig met het maken van je sheet maar bespaar je in de toekomst veel tijd.

Het belangrijkste is om een manier te gebruiken die bij jou past. Ik ga dus als basis het eisenhower schema gebruiken.

Dit concept wil ik in de toekomst gaan uitbreiden door:

gebruik te maken van tijdstippen waarop je het meest gefocust bent
Opdrachten opdelen in stukken
Noteren van een tijdsplanning in plaats van een globale planning. Dit kan natuurlijk pas nadat ik een indicatie heb van hoelang ik bezig ben met opdrachten.
Gebruik maken van kleuren
Belangrijke taken plannen op momenten dat ik gefocust ben.
Belangrijkste taken bovenaan zetten
Inplannen van persoonlijke tijd.

Naast de hierboven genoemde punten heb ik nog een paar tips gevonden die ik erg handig vond.

Het is belangrijk om je eigen ritme te volgen. Dus kijk wat voor een tijdsplanning bij jou past, vind je het fijn om vaak maar korte pauzes te houden of juist lange maar niet zo vaak. Hier moet ik mijn eigen voorkeur in vinden.

Breng je afleiding in kaart. Als je merkt dat je veel op je telefoon kijkt zorg je dat je deze weg legt of dwaal je te veel af als je meerdere taken door elkaar doet waardoor je alsnog niks af krijgt? Dit zijn obstakels die zorgen dat je planning in de war komt. Kijk hoe je deze kan weg nemen of oplossen.

Zeg vaker NEE. Als je overal maar ja op zegt kan zelfs een goede planning je niet meer helpen en verdrink je in het werk. Je kan maar zo veel bereiken met plannen en multitasking.

Behoud marges. Je kan alles wel heel strak inplannen waardoor je op papier heel veel tijd over hebt maar in de werkelijkheid komt het er op neer dat je soms je dag niet hebt of dat iets gewoon niet lukt. Hiervoor zijn de marges, zodat je niet in tijdnood komt. Als pluspunt kun je deze extra tijd gebruiken om even iets voor jezelf te doen als beloning voor je harde werk als het een keer mee zit.

Je hebt natuurlijk verschillende soorten agenda’s, de bekende op papier maar ook online op je telefoon en laptop. Elke soort heeft een voordeel en nadeel.

Papieren agenda’s hebben het voordeel dat je de taken moet opschrijven waardoor je deze beter kunt onthouden. Het nadeel is dat het snel rommelig wordt doordat je vaak taken zult moeten verplaatsen.
Agenda op je laptop zoals Exel heeft als voordeel dat je gestructureerd te werk kunt gaan en overzicht kunt behouden. Nadeel is dat je voor elke aanpassing of nieuwe notitie je laptop moet opstarten en openen.
Als laatste is er de agenda op je telefoon, het voordeel hiervan is dat je netjes en georganiseerd te werk kunt gaan. Het nadeel hiervan is dat je het typt dus ook weer snel zult vergeten.

Persoonlijk zie ik in papier en laptop de meeste mogelijkheden. In blok 2 ga ik gebruik maken van een papieren agenda en kijken wat hier de mogelijkheden en valkuilen van zijn. Aan het einde maak ik een vergelijking van week 1 en 10 van een papieren agenda. In blok 3 doe ik hetzelfde alleen dan gericht op een telefoonagenda. In blok 4 maak ik een vergelijking van de 2 agenda’s en dan ga ik deze toepassen op mijn stage en geef ik een eindconclusie.

Onderstaande links zijn gebruikt om de informatie te verzamelen.

https://www.rubenklerkx.nl/leren-plannen/

https://educatie-en-school.infonu.nl/huiswerk/133519-how-to-plannen.html

http://lifehacking.nl/diy/past-je-huidige-manier-van-plannen-wel-bij-je/

http://www.stepstone.nl/Carriere-Advies/8-tips-om-je-werk-beter-te-plannen.cfm

https://www.youtube.com/watch?v=y2X7c9TUQJ8

https://www.youtube.com/watch?v=LSCQg08WGpM

https://www.youtube.com/watch?v=FEkwz0XuHkY

Bewijsmateriaal plannen

Nadelen

Zoals te zien aan de foto's heb ik zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de tips die gegeven waren. Echter ben ik wel tegen een paar dingen aan gelopen.

Als eerste Vond ik het erg lastig om de tijd in te schatten.

Als tweede was het erg lastig in je planning te schuiven zonder dat je agenda er rommelig uit zag.

Het grootste nadeel van alles plannen vindt ik dat er weinig ruimte is voor spontane acties waardoor je planning in de war kan komen.

Voordelen

Natuurlijk had het ook zijn voordelen.

De agenda gaf mij een kans om alles op te schrijven en het op deze manier uit mijn hoofd te halen.

Als tweede geeft het overzicht in wat er gedaan moet worden.

Je moet verplicht voorruit gaan kijken en daardoor loop je eerder tegen problemen aan die je op dat moment nog op kunt lossen.

Het laatste grote voordeel was de mogelijkheid om taken door te strepen.

Hierdoor krijg je voldoening van het afronden van taken.

Conclusie

Het gebruik van een agenda geeft vele voordelen, echter is een papieren agenda niet het makkelijkste om mee te werken. Als alternatief ga ik dus een telefoonagenda gebruiken.